Estar al día con los pagos y cobros supone una de las tareas más difíciles para PYMES y grandes empresas. Y es que, esta acción requiere ejecutar diferentes tipos de procesos administrativos de cara a mantener una buena reputación entre los clientes.
Para lograr esto se deben respetar las fechas de pagos y cobros a fin de cumplir con ellas sin atrasos. Conseguirlo es posible, siempre y cuando se cuente con un buen control de pagos y cobros que facilite la administración de los diferentes procesos que se lleven a cabo en la empresa garantizando la liquidez en nuestro negocio.
¿Qué es la gestión de cobros y pagos?
Gestionar cobros y pagos se refiere a todos aquellos trámites administrativos que poseen las empresas para poder llevar un orden en cuanto a los compromisos que se deben cumplir y las deudas que se tienen que cobrar.
En concreto, la gestión de cobros y pagos tiene como finalidad mantener un control de las finanzas de la empresa con la intención de vigilar los gastos y las deudas que se adquieran con terceros.
Este método es imperante ya que sustenta un manejo eficaz del flujo monetario de la empresa y mantiene en orden las cuentas por cobrar y por pagar.
¿Cómo de importante es tener un buen control de pagos y cobros en tu empresa?
¿Aún dudas de la importancia de este proceso? Para que tengas una visión más clara, un buen control de pagos y cobros es la garantía directa del orden y la transparencia administrativa de tu negocio. Asimismo, hace posible el cumplimiento de compromisos de pagos sin dejar de cobrar deudas que posean terceros con la empresa.
Mantener nuestras finanzas al día generará una mayor confianza en la empresa, debido a que los proveedores tendrán una mejor imagen de nuestro negocio, lo cual facilitará la posibilidad de hacer mejores transacciones y ofrecernos mejores planes de financiamiento, por ejemplo.
Otra razón para mantener un buen control de cobros y pagos es que al estar al día en cuanto a los cuentas por pagar y cobrar, la empresa tendrá mayor liquidez y podrá resolver situaciones que se presenten de improvisto de manera rápida y eficiente.
7 razones para apostar por un mejor control de cobros y pagos
Como ya se ha mencionado, tener orden en cuanto a los cobros y pagos en una determinada empresa genera numerosos beneficios. Ante esta realidad, es preciso hacerte saber cuáles son las razones más acertadas de apostar por este proceso:
- Ayuda a crear estrategias para poder recuperar las deudas que poseen los clientes morosos.
- Permite que se establezcan políticas que garanticen la claridad del camino a seguir para poder mantener la fluidez económica de la empresa.
- Consolida, simplifica y facilita los procesos a seguir para realizar los cobros y pagos.
- Puedes organizar a los clientes morosos de acuerdo a distintas categorías como, por ejemplo: montos de la deuda, días de retraso en su pago, historial crediticio, etc.
De esta manera podrás saber con exactitud qué tipo de estrategia de cobro deberá ser implementada de acuerdo al perfil de cliente.
- En caso de incumplir la fecha de un pago, este tipo de control te permitirá actuar rápidamente para que la situación no se repita de nuevo contribuyendo a mantener una imagen positiva de tu empresa.
- Podrás llevar un control estricto y minucioso del orden en cuanto a las cuentas por pagar ya que estarán organizadas por fechas de cobro lo cual facilita la búsqueda.
- Es necesario usar sistemas especializados de cobros y pagos, los cuales te permiten ocupar el tiempo en otras tareas al gestionar cobros y pagos de manera automática
¿Cómo de necesario es contar con buen software para la gestión de cobros y pagos?
Optimizar los procesos de tu empresa es necesario para que se puedan cumplir otras funciones, es por ello que se puede hacer uso de sistemas automatizados para gestionar cobros y pagos.
Estos sistemas ayudan a perfeccionar los procesos productivos de tu empresa, ya que el personal podrá hacer uso de su tiempo en otras áreas que generen mayor ganancia a la empresa.
Para nadie es un secreto que como humanos podemos cometer errores y hasta olvidar las fechas de cobro o pago de alguna deuda; sin embargo, con un software de gestión de cobros y pagos eso no sucederá. Y es que, este tipo de sistemas se apoyan en una base de datos personalizada donde es posible programar deudas y cobros a fin de generar notificaciones para realizar los pagos y cobrar a los clientes.
¿Qué otros beneficios consigues?
Además si requieres hacer una consulta de cualquier cliente no tendrás que recurrir al tedioso papeleo de los archivos, solo debes acceder al sistema el cual te mostrará rápidamente los datos que desees de ese cliente que consultas.
Claro está, a pesar de que requiere una inversión inicial, los costes se verán reducidos con el tiempo ya que la implementación de este tipo de sistemas te ayudarán a mejorar los procesos de tu empresa generando más ganancias.
También se encuentran conectados a algunos proveedores, por lo que facilitará el contacto cuando requieras materia prima para tu empresa o demandes de algún tipo de servicio.
Y por si fuera poco, este tipo de sistemas también muestran lo que necesitan los clientes. Sin duda, esta acción mejora la toma de decisiones en cuanto a estrategias de marketing impulsando así la notoriedad y presencia de tu negocio en el mercado actual.
Conoce lo que debe tener un buen sistema de cobros y pagos
Esta es una de las grandes interrogantes que se hace cualquier empresa a la hora de escoger un sistema de cobros y pagos. Así que, lo primero, es conocer lo que necesita tu empresa para evitar invertir en sistemas que no cumplan las expectativas.
Existen algunas características que se deben tomar en cuenta cuando se desea obtener un sistema de cobros y pagos. A continuación te revelaremos las más relevantes:
- Debe ser fácil y sencillo para manejar presentando una interfaz intuitiva, lo cual facilitará a tu personal el acceso sin problemas.
- Debe contar con almacenamiento en la nube para evitar sobrecargar los ordenadores de tu empresa, además de que se pueda hacer uso del sistema sin necesidad de estar conectados a internet.
- Debe contar con la opción de emisión de facturas para poder realizar y recibir pagos de manera online.
- Tener buena capacidad para almacenar los datos de nuestros clientes.
- Y lo más importante, es que se cuente con notificaciones de cobro y pago para evitar atrasos de cuentas por pagar y mantener al día los compromisos de nuestros clientes.
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