La mayoría de las empresas se enfrenta a dos cuestiones recurrentes con la gestión de pagos: pagar los gastos/facturas y recibir los pagos por sus servicios.

Optimizar la gestión de estos procesos resulta fundamental para un buen funcionamiento de cualquier negocio, ya sea de forma manual, automatizada o por domiciliación bancaria. Esta gestión permite estimar beneficios y planear buenas estrategias de negocio.

En este artículo os mostraremos cómo mejorar y hacer más barata la gestión de los pagos recibidos, centrándonos en la automatización del proceso.

En primer lugar, establecer los tres departamentos o áreas que más se benefician e involucran en una buena gestión de pagos:

• Contabilidad: Se encarga de crear un sistema que permita conocer y controlar los ingresos de la empresa, facilitando conocer el estado financiero de la empresa. La correcta gestión de pagos ayuda a conseguir este control y conocimiento.

• Administración: Responsable de asegurar la rentabilidad del gasto de la empresa y distribuir los recursos disponibles para obtener el máximo beneficio. Mano a mano con contabilidad, gestionar bien los pagos permite una buena toma de decisiones en una empresa.

• Digitalización: Digitalizar el proceso de pagos, a través de nuevos sistemas y aplicaciones de Open Banking, permite automatizar el proceso de pagos, haciendo que el trabajo sea más productivo y la información sea más detallada. Aparte, muchas de las opciones digitales ofertan unas comisiones mucho más competitivas que la tradicional domiciliación bancaria o los pagos con tarjeta de crédito.

Ventajas de la digitalización y automatización del proceso de gestión de pagos

• La digitalización y automatización mejora la gestión documental, eliminando el error humano y haciendo más rápido y organizado el proceso, fomentando además la creación de una oficina sin papeles.

• Ayuda a evitar el retraso en los pagos.

• Facilita la planificación de presupuestos y mejora el flujo de caja.

• Ahorra tiempo en el procesamiento de facturas/pagos.

• Mejora de los controles internos, evitando olvidar o perder pagos en el proceso y ofreciendo una visión muy eficiente del estado de cada pago.

• Garantiza la seguridad: siguiendo la normativa europea PSD2, el Open Banking y los sistemas de gestión y automatización de pagos cumplen las medidas de seguridad impuestas por la UE.

• Según qué servicio o método, en muchos casos se elimina la opción de poder devolver los recibos/pagos, evitando así problemas de morosidad y mejorando el flujo de caja.

Mejores formas de digitalizar el proceso de pagos

La digitalización y automatización de cualquier proceso en un negocio trae siempre ahorro de tiempo y, en muchos casos, de dinero, puesto que libera de tener que realizar muchas acciones repetitivas como puede ser comprobar cada factura o cada pago recibido; mientras que, además, se puede recopilar toda la información del proceso automáticamente para tenerla disponible y ordenada.

Aquí entran en juego las Fintech, un nuevo concepto de empresa o sector de mercado que consiste en la fusión de las nuevas tecnologías con el sector financiero, todo con el objetivo de facilitar, automatizar y agilizar los procesos financieros de las empresas.

Dentro de las Fintech, encontramos varias especializadas en tramitar pagos, como puede ser EzPays, GoCardless, Volt o Stripe, entre otras.

Dentro de la gran oferta de aplicaciones dedicadas a los pagos, lo ideal es encontrar aquella que mejor se adapte a tu negocio y el tipo de pagos que suelas recibir (pagos recurrentes, pagos únicos, importe por recibo…), para así, hacer una comparativa de sus servicios y ver cuál se adapta mejor a tu empresa y funcionamiento. Hay aplicaciones que realizan los pagos de cuenta a cuenta bancaria, otras a través de tarjeta, las hay especialistas en pagos recurrentes/de suscripción… ¡La cantidad de soluciones crece cada día!

Es importante también comparar las tarifas que cobran estas aplicaciones, hay desde tarifas con costes fijos + comisiones porcentuales según el importe de los pagos/recibos que envíes, hasta tarifas que cobran una cantidad fija por pago emitido, independientemente del importe de estos (que suelen resultar la opción más económica y la más sencilla para predecir el coste del servicio).

Por ejemplo, EzPays es especialista en pagos recurrentes automáticos (aunque también es eficaz para pagos únicos), que, con ser aceptados una vez, tanto tu empresa como el cliente a quien cobras podéis olvidaros del pago hasta que venzan los plazos establecidos.  Todo con una tarifa d 0,47% por recibo/pago.

Con todo esto, nuestra recomendación es explorar entre las Fintech especializadas en pagos (empezando por las mencionadas), comparando para encontrar la que mejor se adapte a tu negocio y, así, conseguir la aplicación óptima en términos de servicio y precio.